Le calcul des frais kilométriques de vos salariés est une question cruciale, tant pour l’employeur que pour l’employé. Dans cet article, nous vous proposons un tour d’horizon complet sur cette thématique, afin de vous aider à mieux comprendre les enjeux et les différentes méthodes de calcul en vigueur.
Pourquoi calculer les frais kilométriques ?
Les frais kilométriques correspondent aux dépenses engagées par un salarié lorsqu’il utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels. Ils sont remboursés par l’employeur, car ces déplacements sont considérés comme une charge professionnelle incombant à ce dernier. Le remboursement des frais kilométriques permet d’éviter une charge financière trop importante pour le salarié et contribue à garantir une meilleure égalité entre les salariés ayant différents moyens de transport.
Quelles sont les règles légales en matière de remboursement des frais kilométriques ?
L’article L. 3261-4 du Code du travail prévoit que le remboursement des frais professionnels doit être effectué selon les modalités fixées par convention ou accord collectif, ou à défaut, par la loi. Il est donc essentiel de se référer au texte applicable dans votre secteur d’activité pour connaître les règles précises en matière de calcul et de remboursement des frais kilométriques.
La méthode du barème kilométrique
La méthode la plus couramment utilisée pour calculer les frais kilométriques est celle du barème kilométrique fixé par l’administration fiscale. Ce barème prend en compte la distance parcourue, la puissance fiscale du véhicule et le type de carburant utilisé. Il est actualisé chaque année pour tenir compte de l’évolution des coûts de carburant, d’entretien et d’assurance. Pour obtenir le montant à rembourser, il suffit de multiplier le nombre de kilomètres parcourus par le tarif applicable selon le barème.
Par exemple, si un salarié parcourt 100 km avec un véhicule de 6 CV fonctionnant à l’essence, il pourra prétendre à un remboursement de 100 x 0,568 € (tarif applicable en 2021), soit 56,80 €.
Les alternatives au barème kilométrique
Bien que le barème kilométrique soit la méthode la plus répandue pour calculer les frais kilométriques, d’autres solutions peuvent être envisagées. Par exemple, certaines entreprises optent pour un forfait mensuel, basé sur une estimation des déplacements effectués par le salarié. Cette solution peut être avantageuse pour les entreprises souhaitant simplifier leur gestion des frais professionnels, mais elle peut également entraîner des écarts importants entre les sommes versées et les dépenses réellement engagées par les salariés.
Il est également possible de rembourser les frais kilométriques sur la base des dépenses réellement engagées par le salarié (essence, entretien, assurance, etc.). Dans ce cas, il est nécessaire de conserver l’ensemble des justificatifs et de procéder à un suivi rigoureux des dépenses.
Bonnes pratiques pour le calcul des frais kilométriques
Pour faciliter le calcul et le remboursement des frais kilométriques, voici quelques conseils à suivre :
- Vérifier régulièrement les barèmes kilométriques en vigueur et les mettre à jour dans votre système de gestion des frais professionnels.
- Définir clairement les modalités de remboursement dans votre politique de frais professionnels (barème utilisé, types de déplacements concernés, etc.).
- Mettre en place un outil de suivi des déplacements professionnels (tableur, logiciel dédié) pour faciliter la collecte des données et le contrôle des remboursements.
Le calcul des frais kilométriques est essentiel pour assurer une juste répartition des charges entre l’employeur et le salarié. En adoptant une méthode adaptée à votre entreprise et en mettant en place des outils de gestion efficaces, vous contribuerez à améliorer la satisfaction et la motivation de vos collaborateurs.
